28 Feb Digitala kundmöten – så planerar du!
Under året har vi haft i princip noll kundmöten IRL, men desto fler digitalt!
Förhoppningsvis kan våra erfarenheter hjälpa er att hålla givande, digitala möten.
Effektiva möten = glada kunder
Långa möten utan ett tydligt syfte är inte kul, varken IRL eller digitalt. Med de digitala mötena har vikten av effektivitet och planering blivit allt tydligare.
Planera dina digitala möten och ge ett gott intryck samtidigt som du får allt du behöver – inklusive en nöjd kund!
Skapa en agenda
Oavsett om det handlar om en veckoavstämning, brainstorming-möte eller ett uppstartsmöte för ett helt nytt projekt så är en agenda viktig!
Utan en tydlig agenda kan det till och med bli svårt att få din inbjudan accepterad, kunden blir helt enkelt osäker på om du bara slösar deras tid.
En mötesagenda hjälper till att hålla tråden, att diskussioner inte far iväg långt ifrån ämnet, och att ni lätt kan hitta tillbaka om konversationen ändå skenar iväg i nya riktningar om längdskidåkning och bad i isvak.
Agendan innehåller allt som behöver täckas in under mötet och hjälper till att hålla mötet effektivt och givande.
Se till att skicka ut agendan till alla mötesdeltagare innan mötet så alla får en chans att förbereda sig och får en känsla för vad mötet kommer handla om.
På så sätt hinner alla samla ihop frågor och information de vill dela med sig av.
Sätt upp ett mål
Precis som agendan är målet med mötet viktigt att göra tydlig redan i inbjudan.
Och påminn om målet i början av mötet. Det kan kännas fyrkantigt, men vår erfarenhet är att alla tycker det är enklare om det finns ett tydligt mål.
Vad är det du vill få med dig från mötet? Tio nya idéer? Feedback på en mockup? Lösningar på ett problem som dykt upp?
Använd rätt verktyg
Det finns en uppsjö olika mötesverktyg att välja bland, vilket som passar bäst beror lite på typen av möte. Värt att tänka på är exempelvis:
– hur många personer deltar i mötet? Många verktyg tillåter ett begränsat antal mötesdeltagare gratis men kräver en prenumeration för fler deltagare. Se till att kolla upp det i förväg så du slipper svettas och fixa en prenumeration ‘on-the-fly’🤓
– Hur långt blir mötet? Vissa verktyg erbjuder gratis möten upp till 30 minuter – men sen bryts mötet! Det kan bli en trist överraskning.
– Välj ett mötesverktyg som är enkelt att använda, inte bara för de tekniskt kunniga men för alla! Deltagarna ska enkelt kunna logga in i mötet utan förkunskap. Digitala möten ska funka för alla, oavsett nivå på IT-kunskaper
– Många verktyg erbjuder integrationer med andra appar. Kika på din agenda och gå igenom vad som behövs för just ditt möte.
Kanske vill du kunna dela filer (och i så fall vilken typ och hur stora?!), chatta eller dela mötestider via Google och/eller Outlook.
Många verktyg erbjuder en gratisversion och en 30-dagar trial på betalversionerna så att ni kan testa vad som funkar för er.
Extra viktig möte
Alla möten är förstås viktiga, men ett första kundmöte, en produktdemo eller uppvisning av en ny app för hela personalstyrkan kanske trumfar ett veckomöte?
Kör en testrunda!
Kör en presentation för kollegorna, testa att det fungerar att dela skärmen, skicka filer och allt som står på din agenda.
Bjud in rätt personer
Ett digital möte riskerar bli stökigare än ett fysiskt möte. Fysiska möten hänger många med på för att ‘ta en kopp kaffe och snacka lite skit med våra trevliga kollegor’ men det funkar tyvärr inte digitalt eftersom inte fler personer kan prata samtidigt. Resultatet blir att ingen av de som talar hörs. (Egentligen fungerar det inte bra i fysiska möten heller. 😇)
Se till att ha rätt personer i rummet. Vad är syftet med mötet och vilka kan hjälpa till att uppnå det?
Glöm inte att kolla vilka som accepterat din mötesinbjudan några dagar innan mötet. Om en nyckeldeltagare ännu inte svarat, skicka en vänlig påminnelse via epost.
Uppföljning
Skicka en kort summering av ert möte via email, direkt efter mötet!
Hemmajobbare tenderar till att multitaska, vilket är en imponerande talang men som också kan bidra till att viktiga detaljer från ert möte snabbt glöms bort. Hunden kanske behövde rastas, chatten plingade igång eller ett viktigt sms behövde besvaras.
Lite kort om det tekniska
I ett senare inlägg kommer vi tipsa om bra webbkamerar och hörlurar men några enkla tips innan dess för bättre möten är: ljus, bakgrundsljud, och kamerans position.
– Använd en neutral bakgrund. Se till att det inte står en strålkastare bakom dig (du kanske jobbar som ljustekniker vad vet vi). Använd gärna naturligt ljus eller ljuskällor som inte står alltför nära.
– Bakgrundsljud kan ibland förstärkas av mikrofoner, se till att hålla möten i en lugn, tyst miljö (och din andra hälft kanske kan köra elvispen lite senare och din nyfunna hobby ölbryggaren kanske kan stå på paus en stund?). Ett headset eller hörlurar med mikrofon är också bättre på att filtrera ut bakgrundsljud än en inbyggd mikrofon.
– Fäst kameran i ögonhöjd, så att du avslappnat kan se in kameran och samtidigt hålla ett öga på datorskärmen.
Lycka till med dina digitala möten! 🤝👍